Allgemeine Grundsätze
Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung von personenbezogenen Daten erfolgt im Verein nach den Richtlinien der EU-weiten Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) sowie des gültigen Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG).
Mit dem Beitritt eines Mitglieds zum Verein erfolgt eine datenschutzrechtliche Unterrichtung des Mitglieds gemäß Art. 13 Abs. 1 und Abs. 2 DS-GVO. Der Verein darf beim Vereinseintritt alle Daten erheben, die zur Verfolgung der Vereinsziele und für die Betreuung und Verwaltung der Mitglieder im Vertragsverhältnis erforderlich sind (siehe Art. 6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO).
Der Verein erhebt, verarbeitet und nutzt personenbezogene Daten seiner Mitglieder für die Durchführung des Mitgliedschaftsverhältnisses unter Einsatz von Datenverarbeitungsanlagen (EDV) und in Papierform zur Erfüllung der gemäß der Satzung zulässigen Zwecke und Aufgaben. Beispielsweise im Rahmen der Mitgliederverwaltung (z.B. für Einladung zu Versammlungen), Beitragseinzug sowie Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen. Hierzu nutzt der Verein Helferlisten sowie auch Soziale Medien wie WhatsApp-Chat und den E-Mail-Verteiler des Vereins.
Mit dem Beitritt eines Mitglieds in den Verein erklärt es sich damit einverstanden, dass persönlichen Daten für die Erstellung und Veröffentlichung von Helferlisten für Veranstaltungen des Vereins im Rahmen der Verpflichtung auf Helferdienste für Verein verwendet werden dürfen.
Zu beachten ist, dass personenbezogene Eintragungen z.B. im WhatsApp-Chat öffentlich zugänglich sind und missbräuchlich von Dritten verwendet werden können. Die Löschung oder Korrektur solcher Beiträge lässt sich bei ausländischen Betreibern nur unter erschwerten Bedingungen oder häufig auch gar nicht löschen.
Es kann auch die missbräuchliche Nutzung des E-Mail-Verkehrs und des E-Mail-Verteilers des Vereins nicht ausgeschlossen werden. Eintragungen in Chats und z.B. das Weiterleiten von E-Mailverkehr aus dem E-Mail-Verteiler des Vereins liegen nicht im Verantwortungsbereich des Vereins. Ausdrücklich weist der Verein darauf hin, dass die Teilnahme am WhatsApp-Chat und E-Mail-Verteiler des Vereins eigenverantwortlich und freiwillig stattfindet und der Verein keinerlei Verantwortung oder Haftung übernimmt.
Jedes einzelne Mitglied kann jederzeit gegenüber dem Vorstand einer solchen Veröffentlichung widersprechen. Im Falle des Widerspruches unterbleiben in Bezug auf das widersprechende Mitglied weitere Veröffentlichungen in den genannten Medien. Der Widerspruch ist für die Zukunft wirksam.
Die Nutzung von personenbezogenen Daten beinhaltet auch die Veröffentlichung von Fotos im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit / Außendarstellung und Eigenwerbung in lokalen, regionalen und überregionalen Print- und Online-Medien. Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO).
Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichterstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer z.B. im Rahmen der Berichterstattung über Veranstaltungen des Vereins veröffentlicht.
Online-Medien (z.B. Berichterstattung in der Online-Ausgabe der Tageszeitung) sind öffentlich zugänglich und können von Dritten missbräuchlich verwendet werden. Die Löschung oder Korrektur solcher Beiträge lässt nur unter erschwerten Bedingungen oder häufig auch gar nicht löschen. Der Verein übernimmt hier keinerlei Verantwortung oder Haftung.
Mitgliederlisten werden als Datei oder in gedruckter Form an Vorstands- und Ausschussmitglieder ausgegeben, wie deren Funktion oder besondere Aufgabenstellung im Verein die Kenntnisnahme erfordern. Beinhalten die Mitgliederlisten besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DS-GVO, so sind die Empfänger der Geheimhaltung verpflichtet und haben die Geheimhaltung besonders in der Vertraulichkeitserklärung abgegeben.
Beitritt zum Verein
Mit dem Beitritt eines Mitglieds nimmt der Verein folgende personenbezogene Daten auf:
o Vorname, Nachname
o Geschlecht
o Geburtstag
o Anschrift (Straße, Hausnummer, PLZ, Ort)
o Telefonnummer Festnetz
o Telefonnummer Mobil / WhatsApp-Chat
o E-Mail-Adresse
o Bankverbindung
o Datum des Vereinseintritts
o Status der Mitgliedschaft (z.B. aktive Mitgliedschaft, passive Mitgliedschaft, …)
o Zugehörigkeit Narrengruppe
o Mitgliedsnummer
o Kleidlesnummer/n
o Funktion/en im Verein
o Anzahl und Art der Helferdienste
o Ehrungen
o Art und Anzahl der Narrensprünge
o Vergabe der Sprung-Buttons
o Berichte und Erwähnung auf der Website des Vereins
o Bestellung neue Narrenkleider, Ersatzteile und Zubehör
o Bildveröffentlichungen
o Erweitertes Führungszeugnis
Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
Jedem Vereinsmitglied wird zudem eine vereinseigene Mitgliedsnummer zugeordnet.
Die Daten der Bankverbindung der Mitglieder werden zum Zwecke des Einzugs des Mitglieds-beitrags und Anzahlung und Restzahlung eines Narrenkleides an das Kreditinstitut des Vereins weitergeleitet.
Die personenbezogenen Daten werden in einem vereinseigenen EDV-System gespeichert, welches durch technische und organisatorische Maßnahmen vor einem unberechtigten Zugriff Dritter geschützt ist.
Sonstige Informationen und Informationen über Nichtmitglieder werden von dem Verein intern nur erhoben und verarbeitet, wenn sie zur Erfüllung und Förderung des Vereinszweckes nützlich sind und keine Anhaltspunkte bestehen, dass die betroffene Person ein schutzwürdiges Interesse hat, das der Verarbeitung entgegensteht.
Der unterschriebene und ausgefüllte Mitgliedsantrag und die Einwilligungserklärung zum Mitglieds-antrag sind für die Mitgliedschaft vorgeschrieben.
Austritt aus dem Verein
Beim Austritt, Ausschluss oder Tod des Mitglieds werden die Daten des Mitglieds archiviert. Personenbezogene Daten des austretenden Mitglieds, die die Kassen-verwaltung betreffen, werden gemäß der steuergesetzlichen Bestimmungen bis zu 10 Jahre ab der schriftlichen Bestätigung des Austritts durch den Vorstand aufbewahrt. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv gespeichert. Hierbei handelt es sich um die Kategorien Name, Zugehörigkeit Narrengruppe, Funktion/en im Verein oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation zugrunde. Die archivierten Daten werden ebenfalls durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen vor der Kenntnisnahme Dritter geschützt. Die archivierten Daten werden nur zu vereinsinternen Zwecken verwendet.
Rechte der Vereinsmitglieder
o das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO
o das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO
o das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO
o das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO
o das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO
o das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO
o das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
o das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Recht-mäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch berührt wird.
Durch ihre Mitgliedschaft und die damit verbundene Anerkennung der Vereinssatzung stimmen die Mitglieder der Erhebung, Verarbeitung (Speicherung, Veränderung, Übermittlung) und Nutzung ihrer personenbezogenen Daten in dem vorgenannten Ausmaß und Umfang zu. Eine anderweitige, über die Erfüllung seiner satzungsgemäßen Aufgaben und Zwecke hinausgehende, Datenverwendung ist dem Verein nur erlaubt, sofern er aus gesetzlichen Gründen hierzu verpflichtet ist. Ein Datenverkauf ist nicht statthaft.
Das Mitglied stimmt dieser Art und Weise der Verarbeitung durch seine Mitgliedschaft im Verein mit dem Mitgliedsantrag und der Einwilligungserklärung zu. Diese Zustimmung ist jederzeit widerruflich durch schriftlichen Widerruf an den Vorstand.
Bei Minderjährigen, die das 14. Lebensjahr vollendet haben und Geschäftsunfähigen, ist neben der Einwilligung der gesetzlichen Vertreter auch die Einwilligung des Minderjährigen erforderlich. Diese wird auf dem Mitgliedsantrag und der Einwilligungserklärung erteilt.
Ein schriftlicher Widerruf (Brief oder E-Mail) ist zu richten an:
Narrenzunft Sigmarswangen e.V. - gesetzlich vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB
1. Vorstand Katja Alf
Bochinger Str. 28
72172 Sulz-Sigmarswangen
info@nz-sigmarswangen.de
Hinweis auf Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Landesbeauftragter für Datenschutz und Informationsfreiheit in Baden-Württemberg
Hausanschrift: Königstrasse 10 a, 70173 Stuttgart
Postanschrift: Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Tel. 0711/615541-0 und Fax 0711/615541-15
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Angaben zum Datenschutzbeauftragten:
Ein Datenschutzbeauftragter wurde nicht bestellt, da nicht mehr als 9 Personen oder min. 10 Personen im Verein ständig mit der automatischen Verarbeitung von personenbezogenen Daten befasst sind.
Stand Mai 2018
Narrenzunft Sigmarswangen / schriftfuehrer(a)nz-sigmarswangen.de
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